Blog juni 2020 – Transparant Managen
Jouw bronnen in het werkende leven
Iedereen werkt en leert vanuit een aantal bronnen; inspirerende personen, uitdagende situaties, interessante modellen of fasen uit je leven. Ze bepalen bewust en onbewust hoe je naar situaties kijkt en hoe je handelt.
In deze LinkedIn-post neem ik je mee naar een managementaanpak waar ik al 15 jaar mee werk, namelijk TRANSPARANT MANAGEN. Het boekje is in 2003 geschreven door Cora Smit (van Kessels & Smit). De ondertitel is ‘Alles wat je aandacht geeft, groeit’. Het vormt in mijn ogen de basis voor effectief communiceren als leidinggevende. Samen met de training acteurs van De Federatie hebben we al heel veel mensen mogen meenemen en opleiden.
De essentie…
De essentie van de aanpak zit in een tweetal uitgangspunten (principes) over hoe mensen gemotiveerd worden.
- Als gedrag beloond wordt, wordt het herhaald. Aandacht, erkenning, waardering, beloning; het zijn de grootste versnellers van gewenst gedrag. Als medewerker of teamlid hebben we allemaal in ons, dat we het ‘goed’ willen doen. Als je ‘het goede’ de juiste aandacht geeft, wordt dat ‘groter’. Denk daarbij aan een compliment, een bedankje of gewoon een duim omhoog.
- Straffen is niet effectief, want het leidt tot ontwijken. Het ontwijken is dan het ontwijken van de situatie, of van de leidinggevende. Terwijl we juist willen leren van en met elkaar, ook van de uitdagende situaties. Tenslotte komt daarbij dat negatieve aandacht ook aandacht is, dus het kan ook voorkomen dat er met opzet iets anders wordt gedaan.
De aanpak is een viertrapraket met enkele (feedback-) loops:
- Stap 1 Verwachting: geef als leidinggevende aan wat je verwachtingen zijn. Wees hier zo concreet als mogelijk. Wat is je verwachting, precies? Wat is de ‘meetlat’ van hetgeen je aan iemand vraagt? Dit geldt bij zowel een eenvoudige taak, als een loopbaanontwikkeling-situatie.
- Stap 1 PLUS: de crux bij stap 1 zit in twee aanvullende aspecten. Dat is de uitleg van WAAROM je verwacht wat je verwacht. De ander kan zelf aan de slag als hij/zij weet wat de CONTEXT is van jouw vraag. Want je wilt, ga ik gemakshalve vanuit, toewerken naar een onafhankelijke medewerker. Het tweede PLUS-element is de eerder genoemde ERKENNING: als iemand voldoet aan jouw verwachtingen, dan voeg je daar een duidelijke waardering en erkenning aan toe. Besteed in je communicatie zeer veel aandacht aan deze eerste stap!
- Stap 2 Feedback: stel dat de uitwerking of de opvolging niet aan jouw verwachtingen voldoet, dan komt Stap 2 in beeld. In de basis is dit een stap met feedback. Deze begint in mijn visie wel met een vraag en verdieping bij de ander. Geef aan wat je wel goed vindt en wat nog niet goed is, zodat de collega een verbeterslag kan maken. Als deze er is, jawel: waardering en erkenning op nummer 1!
- Stap 3 Confrontatie: stel…..het lukt niet of werkt niet. De collega voldoet nog steeds niet aan de verwachtingen. Het gedrag lijkt een patroon te zijn (1=toeval, 2=opvallend, 3= patroon) Ga het gesprek aan en verschaf duidelijkheid nogmaals over je verwachting en het feit (waarneming) dat er niet aan voldaan wordt. Geef ook de grens aan met zoiets als ‘als het (gedrag) niet verandert, dan ben ik genoodzaakt om…..’. Je blijft nog steeds positief en gericht op wat je wilt. Doet de collega de verbeterslag, jawel: waardering en erkenning op nummer 1! OPVOLGING is dus een sleutelactiviteit van jou als leidinggevende.
- Stap 4 Slecht nieuws: de collega heeft het gedrag of het beoogde resultaat niet gehaald. Dan volgt er een slecht nieuws gesprek met een uitkomst.
Let op: er is altijd sprake van VOORTSCHRIJDEND INZICHT. Stap 1 lijkt zo logisch, maar vaak weten we pas wat we verwachten als we iets krijgen wat we niet verwachten.
Drie bezwaren uit de praktijk
Maarre…..hoor ik in mijn trainingen vaak
- Hoe zit het met teveel erkenning geven? Daar verwen je je collega’s toch mee? Mijn antwoord: het zou kunnen. Tegelijkertijd weten we hoe belangrijk het is om de emotionele bankrekening goed gevuld te hebben. Dat is jouw taak als leidinggevende. Er mag echt veel meer beloond worden. Dat geeft je ook het krediet om wat strakker te sturen als dat nodig is.
- Mag ik dan niet meer corrigeren of aangeven wat ik niet goed vind? Mijn antwoord: zeker kan en mag dat wel. Ik vind het belangrijk dat je openstaat voor de informatie die dan terugkomt en waar jij ook weer een rol in hebt om de collega een stap verder te brengen.
- Op een gegeven moment moet de medewerker toch wel weten wat ik wil! Mijn antwoord: ik kan me voorstellen dat jij deze verwachting hebt. Toch komt deze niet uit. Het advies is om het gesprek aan te gaan hierover en te zien wat er speelt. Bespreek deze verwachting en maak nieuwe afspraken waar mogelijk. Blijf erkenning geven!
Voor de lezers die een vergelijkbaar proces zien bij het opvoeden van kinderen, dat zie ik ook……ik doe geen beloftes voor succes maar het werkt oprecht zo!
DOE HIER JE VOORDEEL MEE!
#ILOVELEIDINGGEVEN
#TRANSPARANTMANAGEN
#ALLESWATJEAANDACHTGEEFTGROEIT
