COVID-19 in organisaties: What’s Next?!

Leestijd: 5-7 minuten

COVID-19 in organisaties: What’s Next!?

De zomer is zo goed als voorbij. Alle organisaties gaan naar het normale ritme toe…..of toch niet! De impact van COVID-19 op mensen en organisaties is groot. Ik neem je mee in mijn observaties en inzichten van de impact. Daarbij noem ik een aantal mogelijke stappen die je kunt nemen om focus en fitaliteit (de Friese term voor vitaliteit) te hebben en te houden. Als persoon, team en organisatie.

Corona: bedreiging en kans

De corona-periode is in Nederland in maart begonnen. Waar de eerste inschatting was dat we in september 2020 onze bestaande werkritme konden oppakken, verwacht ik nu dat het tot september 2021 duurt voordat we met minder frequentie en onzekerheid het nieuws volgen. Het komende jaar brengt nog onduidelijkheid, en daarmee zowel onzekerheid als kansen. COVID-19 heeft dus impact op de mensen in de organisatie en op organisaties en sectoren als geheel.

• Organisatorische impact en aanpassingsvermogen

Van gemeente tot startup, en van warehouse tot ZZP-er: iedere organisatie heeft aanpassingen moeten doen in de eigen werkwijze. We gingen van een (vrij) routine situatie met bestaande patronen naar een onzekere setting met nieuwe uitgangspunten. In het voorjaar heeft het veel tijd en energie gevraagd.

Het is iedereen opgevallen dat het aanpassingsvermogen zeer groot is geweest. Opeens lukte het om thuis te werken (organisatorisch, ICT én motivatie). Er is door veel organisaties heel snel geschakeld naar de 1,5 meter economie. Er zijn nieuwe diensten en producten ontstaan. De crisis heeft dus ook veel energie gegenereerd, met het benodigde behoud van business en veel nieuwe kansen. Dat is zonder meer positief.

Tot medio volgend jaar:

• werken veel medewerkers in de zakelijke dienstverlening nog grotendeels vanuit huis. Denk aan overheidsorganisaties, banken of IT-dienstverleners;
• zijn zorgmedewerkers gespitst op wat het voor hun werk en rooster betekent;
• zoeken organisaties die hard geraakt worden naar nieuwe mogelijkheden en kansen om te overleven.

• Economische impact

De verschillen zijn groot waar het de economische impact betreft. Ik zie grofweg vier categorieën:

1. Groei!: denk aan een aantal retail-organisaties, webshops en pakketbezorgers.
2. Business As Usual: organisaties waar de omzet gelijk is gebleven. De omgeving en de onderlinge werkwijze is wel veranderd, maar de financiële impact op de korte termijn lijkt beperkt. Denk aan bouwbedrijven, non-profit organisaties en specifieke dienstverleners.
3. Daling: er zijn organisaties die tussen de 10-20 % omzetdaling meemaken. Waren dat zeker de horecagelegenheden, dan zijn dat nu ook bepaalde winkelketens en zakelijke dienstverleners.
4. Nood: bedrijven in de toerismesector (wereldwijd), de vrijetijd- en cultuursector en ook mijn eigen sector van opleiding en training worden hard geraakt.

NB: waar passen ziekenhuizen eigenlijk? Eerst hadden ze enorme organisatorische impact te verwerken en is er formidabel werk verricht…..om vervolgens ook de economische impact op zich af te zien komen.

• Emotionele impact

De ontwikkelingen hebben een emotionele impact op alle medewerkers. Hieronder vind je mijn waarneming op basis van de vele gesprekken die ik heb met klanten en mijn netwerk:

	Emotionele impact op de workforce als geheel
Groei	Stretch in combinatie met adrenaline, vermoeidheid
Business As Usual	Onzekerheid in combinatie met optimistisme
Daling (>10% daling)	Stress en kwetsbaarheid
Nood (> 30% omzetdaling)	Survival-modus en angst

WHAT’s NEXT: van september tot december 2020

We gaan nu de volgende fase in. Waar het voor de zomer nog een mogelijk tijdelijk karakter had, kunnen we ons nu richten op een permanente impact van COVID-19. Als organisatie is het van belang te letten op drie uitdagingen, los van de economische en emotionele impact:

Uitdaging 1: Motivatie, fitaliteit en productiviteit als professional

Mijn observatie is dat (thuiswerkende) medewerkers nu vooral hun primaire werk verrichten. Dat is de basis en is belangrijk. Het vraagt 100% van de aandacht en nu 120% van de energie. Ik heb veel mensen horen vertellen over hoe vol de agenda zit met online meetings; soms acht uur achter elkaar. Een voordeel van thuiswerken is dat er meer focus is en een betere werk-privé balans ontstaat, omdat bijvoorbeeld reistijd ontbreekt.

Het sociale aspect wordt echter zeer gemist: mensen halen hun energie uit onderlinge contacten en interactie, uit samenwerken en samen successen behalen. Mensen leren van elkaar! Al met al is mijn verwachting dat de ‘Persoonlijke Productiviteit’ omlaag gaat, zolang er geen vernieuwing van het dag- en weekritme komt.

Uitdaging 2: Verbinding en samenwerking als team

De individuele uitdaging wordt ook zichtbaar in teams. Wat zie en hoor ik:

• Er vindt voornamelijk zakelijk en op meer afstand (formeler) overleg plaats tussen mensen en met klanten. De momenten op de wandelgang en bij de koffieautomaat bestaan niet meer. De 20% informatie wordt gemist, die de fijn-afstemming is om tot een succesvol overleg te komen.
• Er is vervolgens een risico dat de doelstellingen uit elkaar gaan lopen: iedereen doet ‘zijn ding’ en de collectieve doelstelling blijft achter.

Uitdaging 3: Vernieuwing en ontwikkeling als organisatie

Als optelsom van de individuele- en de teamsituatie is het veel lastiger om de benodigde vooruitgang (continue verbetering en ambities) te realiseren. De implicatie daarvan is dat er bepaalde doelen en ambities niet worden gehaald.

Is het bovenstaande een probleem? Dat hangt er, zoals altijd, vanaf.

Wat kun je ermee? Hieronder mijn eerste adviezen.

Bouw aan ‘Real Learning Moments’

Mijn advies is om je heel bewust te zijn van de genoemde uitdagingen. Doe ook een inschatting, meting of toetsing in hoeverre de uitdagingen naar voren komen bij jouzelf, in jouw team en organisatie. Ik noem dit RLM, oftewel Real Learning Moments (aka Reflectie & Leer Minuten).

Individueel: Time Management 2.0

Het vraagt van de individuele professional om te bouwen aan een effectief dag- en weekritme qua werk, en privé. Dit noem ik Time Management 2.0: timemanagement, energiemanagement en persoonlijke productiviteit zijn nauw met elkaar verbonden. Ze krijgen richting door persoonlijke doelen te stellen. Het vraagt meer reflectie en actie om vooruit te bepalen en te plannen….doe een RLM!

Team: Real Learning Moments

Je bent als teamleider bezig zijn met de vitaliteit en veerkracht van je team. Al met al leent de periode september-december 2020 zich hier goed voor. De volgende stappen kun je nemen:

1. Samenbrengen: breng de teamleden met goede frequentie samen. Dit kan fysiek en online zijn, maar vermoedelijk vaker dan je nu denkt dat nodig is.
2. RLM: Focus op gezamenlijke doelstellingen en bouw RLM’s in
3. Agile: Breek de doelstellingen op in acties en taken die door duo’s kunnen worden uitgevoerd in een korte tijdspanne. Het doet denken aan een agile methode met steeds kleine stappen die wel vooruitgang laten zien.
4. Opvolging en erkenning: zorg voor effectieve erkenning en beloning. In de praktijk is het vooral opvolging van de gemaakte afspraken, en waardering voor de inhoudelijke acties. Deze aandacht loont!

Organisatie: bouw aan continue verbetering

Voor een organisatie vraagt het:

• Blijven communiceren over de impact, het effect en wat je van medewerkers verwacht. Blijf ook inspelen op de veranderingen op korte termijn. Blijf aandacht geven aan de kleine verbeteringen die worden gerealiseerd. Je kunt tegenwoordig de gehele onderneming online bereiken.
• Aandacht creëren voor ‘leren en ontwikkelen’. Dit moet nog veel duidelijker plaats vinden op de werkplek, in plaats van klassikaal. Want door zowel de corona-maatregelen als door kostendruk zijn veel training momenten in de pauze-stand gekomen. Dat is OK, maak het bewust, en beleg op een positieve manier de verantwoordelijk voor de ontwikkeling bij de medewerker. Bespreek wat nodig is om hier invulling aan te kunnen geven.
• Bouw aan een cultuur van ‘continue verbetering’: COVID-19 zorgt voor een behoorlijke snelle evolutie in de wijze waarop we samenwerken. Het is nu belangrijk om deze ontwikkeling in te zetten voor de doelen van de organisatie. Koppel strategische doelen aan de individuele bijdrage en bouw aan de cultuur van continue verbetering.

Al met al is dit extra werk voor iedereen in een organisatie. Dus een reden om het NIET op te pakken.

De reden om hier WEL mee aan de slag te zijn is dat het VOORUITGANG oplevert.

En dat is wat ik REAL LEARNING noem.

SUCCES & PLEZIER met deze UITDAGING

#LERENDEORGANISATIE

#LEARNANDPERFORM

#REALLEARNINGMOMENT